Externes Fulfillment für deinen Shopify-Shop

Die Beauftragung eines Fulfillment-Dienstleisters ist bei vielen unserer Interessenten und Kunden sowohl in der Planungsphase ihres E-Commerce-Businesses als auch als Skalierungsoption eines laufenden Shopify-Shops Thema. Wichtig ist die Abgrenzung zum Dropshipping, bei dem der Online-Shop-Betreiber seine Ware von einem passenden Dropshipping-Anbieter zum Zeitpunkt der Kundenbestellung kauft und die Produkte direkt von dort an seine Kunden liefern lässt. Beim externen Fulfillment sind die verkauften Produkte Eigentum des Online-Shopbetreibers und es werden nur die logistischen Prozesse extern ausgeführt. Am häufigsten möchten Shopbetreiber sich nicht um das Verschicken der produzierten Ware kümmern müssen. Der Bereich Versand kann relativ einfach von einem entsprechenden Fulfillment-Dienstleister übernommen werden, aber auch andere Fulfillment-Aufgaben wie Bestellannahme, Lagerhaltung, Kommissionierung und Verpackung sowie das Retourenmanagement, die Ersatzteilversorgung oder Reparatur, die Entsorgung von Rückwaren, Kundenbetreuung, Rechnungsstellung und Mahnung kannst du an einen Fulfillment-Dienstleister auslagern. Amazon, Arvato, DHL, Fiege, Hermes, XPO Logistics und Kühne + Nagel sind nur einige große, bekannte Unternehmen, die auch Fulfillment-Dienstleistungen anbieten.

Vielleicht hast du auch schon einmal darüber nachgedacht, dir mit einem Fulfillment-Dienstleister dein Shopify-Shopbetreiber-Leben ein wenig leichter zu machen? – Auch wenn das alles sehr verlockend und nach wenig Arbeit für dich klingt, empfehlen wir dir, zunächst gut abzuwägen, was wirklich gerade dran ist. Fulfillment-Dienstleister kosten Geld und die Ausgaben erhöhen sich mit dem Umfang der Leistungen. Frage dich, ob diese Umstrukturierung deiner Prozesse wirklich (schon) notwendig ist und lohnt. Mache deine Entscheidungen am Besten von deinem Bestellvolumen abhängig. Es sind einige Fragen und Aspekte, die du für diese Entscheidung abwägen solltest. – Lass uns also gemeinsam schauen, was du bei beim externen Fulfillment alles wissen und bedenken solltest.

Vor- und Nachteile des externen Fulfillments

Nähern wir uns zunächst den Vor- und Nachteilen des externen Fulfillments mit den verschiedenen Möglichkeiten, wie du die logistischen Prozesse abwickeln kannst.

Fulfillment in Eigenregie

Wenn du gerade erst mit deinem Business begonnen hast, kennst du das bestimmt auch: In deinem Zuhause, in der Garage oder im Büro stapeln sich Produkte und Verpackungen und du bist ein regelmäßiger Gast in der örtlichen Postfiliale oder siehst den Paketabholer deines Vertrauens inzwischen deutlich häufiger als deine Freunde. Diese Organisation bietet dir zwar eine kostengünstige Abwicklung und die volle Kontrolle über deine Logistikprozesse, birgt aber auch ein großes Risiko hinsichtlich Skalierbarkeit und sinnvollem Ressourceneinsatz. Und so richtig schön ist diese Form der Heim- oder Bürogestaltung auf Dauer auch nicht.

Dennoch lohnt es sich in der Regel, zumindest zum Start und für die erste Zeit des Betriebes deines Shopify-Shops, das Fulfillment in Form von Lagerung, Verpacken und Versenden deiner Ware erst einmal selbst bzw. mit deinem Team zu übernehmen und zu schauen, wie sich das Bestellaufkommen entwickelt. Manchmal ergibt sich diese Möglichkeit aber gar nicht und die Notwendigkeit eines externen Fulfillments ist von sich aus gegeben, wenn beispielsweise der Produktionsort nicht bei dir um die Ecke ist oder du die produzierte Ware nicht selbst lagern kannst (z.B. bei Produkten, die eine bestimmte Lagertemperatur erfordern). Wäge immer ab, ob und wie du auch bei einem hohen Bestellaufkommen deine Abwicklungsqualität sichern kannst. Frage dich besonders in diesem Kontext, ob du beispielsweise wirklich Next-Day-Lieferungen anbieten musst, die eine logistische Herausforderung für dich darstellen könnten.

Wenn das Bestellaufkommen zu hoch ist und die Artikel wirklich alle Räumlichkeiten sprengen, denken viele Shopbetreiber über ein eigenes Lager nach. Im Hinblick auf Skalierbarkeit und sinnvollen Ressourceneinsatz ist dies aber auch nur bedingt die sinnvollste Lösung. Selbst wenn du eine geeignete, bezahlbare Räumlichkeit findest, brauchst du eine effiziente Lagerorganisation und ab einer gewissen Größe zuverlässige, kompetente Mitarbeiter sowie eine sinnvolle Software-Anbindung an deinen Shopify-Shop. Zudem ist ein eigener Lagerbetrieb gerade für Menschen ohne jegliche Vorerfahrung in der Logistikbranche in jeder Hinsicht eine Herausforderung. Die Frage nach der Skalierbarkeit ist darüber hinaus auch nur bedingt geklärt und die Kosten schwer bezifferbar.

Logistikabwicklung im externen Fulfillment

Die eben genannten Nachteile des Fulfillments in Eigenregie sind die Vorteile des externen Fulfillments: Volle Kostenkontrolle, keine Ressourcenverschwendung und hohe Skalierbarkeit. Oft ist das externe Fulfillment, wenn du den richtigen Anbieter für dich gefunden hast, im Vergleich zum eigenen Lagerbetrieb sogar günstiger. Doch die Suche nach dem passenden Fulfillment-Anbieter kann sich manchmal als gar nicht so einfach gestalten. Wir haben von kleineren Unternehmen gehört, dass sie von Fulfillment-Anbietern gar keine Rückmeldung erhalten haben, was dann natürlich etwas ernüchternd ist und das Vorhaben nicht gerade vorantreibt. Auch die verschiedenen Positionen, inkludierten Leistungen etc. sind in den Angeboten nicht einfach zu verstehen und vor allem zu vergleichen. Qualitativ kann es bei einigen Fulfillment-Anbietern ebenfalls zu Problemen kommen – besonders wenn die Anforderungen an einen vermeintlich kleinen, aufstrebenden Shopify-Shop unterschätzt werden. Daher ist dein Bauchgefühl wirklich wichtig.

Kosten für externes Fulfillment

Gerade wenn du dich ganz frisch mit dem Thema beschäftigst, wirkt der riesige Lagerlogistik- und Fulfillment-Markt in Deutschland und Europa sehr unübersichtlich und so ist es nicht einfach, einen Überblick über die für dich zu erwartenden Kosten zu bekommen. Nähern wir uns also dem Thema an und schauen, welche fünf großen Kostenstellen es überhaupt gibt.

Kosten für den Wareneingang

Die in der Logistik als Wareneingang bezeichnete Kostenstelle entsteht, wenn deine Produkte zu einem Lager-, Vertriebs- oder Fulfillment-Zentrum geschickt und dort für die Lagerung in Empfang genommen werden. Die Kosten für den Wareneingang bemessen sich an dem Umfang von Service Level Agreements (SLA), der Anzahl der verschiedenen Stock-Keeping-Units (SKU) und der Menge jeder Produktart. Du kannst pro sortenreiner SKU-Palette mit Kosten zwischen 3,50 EUR und 6,00 EUR rechnen und pro sortenreinem SKU-Paket zwischen 3,00 EUR und 4,50 EUR. Bei gemischten SKU-Paletten und SKU-Paketen musst du höhere Kosten ansetzen.

Kosten für die Lagerung

Die Lagerhaltungskosten können sich auf Regalflächen oder Palettenstellplätze beziehen – je nachdem wie viel Platz zu benötigst. Für Regale entstehen dir je nach Größe der zu lagernden Produkte Kosten zwischen 0,80 EUR und 3,50 EUR pro Monat. Bei den Paletten richten sich die Kosten nach den verschiedenen Standardmaßen der Paletten. Hier kannst du von einem Durchschnittspreis für eine Standard Europalette von 6,00 EUR bis 9,00 EUR pro Monat rechnen. Nur wenn du tatsächlich sehr wenige Produkte zu lagern hast, solltest du die Regallagervariante wählen. Ansonsten empfehlen sich Palettenstellplätze, da hier durch die höhere Lagerdichte der Preis pro eingelagertem Produkt sinkt und du niedrigere Kosten hast. Generell empfehlen wir dir, dich nicht auf eine pauschale Platznutzung einzulassen, sondern nur für die tatsächlich genutzten Regale oder Palettenplätze zu zahlen. Beachte auch, dass sich die Kosten für die Lagerung erhöhen können, wenn beispielsweise bei Lebensmitteln oder Kosmetikprodukten eine Temperaturkontrolle im Lagerraum von Nöten ist.

Kosten für Pick- & Packprozesse

Schauen wir nun auf die leider gar nicht so einfach zu überblickenden Kosten, die bei der Auftragsabwicklung und der Verpackung deiner Kundenbestellungen anfallen. Ein Faktor, an dem du die Kosten bemessen kannst, sind die Gewichtsangaben deiner Produkte: Bei der Bestellung eines Artikels, das unter 1 kg wiegt, kannst du mit Pick- und Packkosten von 1,20 EUR bis 1,70 EUR rechnen und es kommen pro weiterem Artikel zwischen 0,10 EUR und 0,50 EUR hinzu. Beim Verpackungsmaterial fallen ungefähr 0,20 EUR bis 0,50 EUR pro Karton an.

Kosten für Versand und Transport

Für dich entscheidende Faktoren für die Ermittlung der Versand- und Transportkosten sind vor allem die gewünschte Geschwindigkeit, Häufigkeit und Art des Versands sowie die Größe des Pakets. Bei den Kosten kannst du bei einer regulären Paketzustellung (unter 2 kg) innerhalb von Deutschland mit 3,00 EUR bis 3,30 EUR rechnen. Bei größeren Paketen mit einem Gewicht von bis zu 31,5 kg fallen zwischen 3,50 EUR und 4,00 EUR pro Paket an. Hierbei hast du die Wahl zwischen Kurier-, Express- oder Paketdiensten sowie Speditionen, die du jedoch nur dann wählen solltest, wenn du sperrige, schwere Produkte verkaufst. DHL, DPD, UPS, GLS und Hermes sind in Deutschland die gängigsten Versanddienstleister und bieten abhängig von Vertragsart, jährlicher Versandmenge, -dienstleistungsart und den Paketmaßen besonders bei den internationalen Versandtarifen teilweise recht unterschiedliche Konditionen, aber vor allem auch Zustellqualitäten. Letztere solltest du im Hinblick auf die Zufriedenheit deiner Kunden nicht außer Acht lassen.

Kosten für Retouren

Im E-Commerce entstehen zwischen dir als Shop-Betreiber und deinen Kunden Fernabsatzverträge. Danach haben deine Kunden ein 14-tägiges Widerrufsrecht, in dem sie ohne Angabe von Gründen den mit dir geschlossenen Vertrag lösen und die erhaltene Ware ab Erhalt innerhalb von 14 Tagen zurücksenden können. Daher solltest du auch die Retourenkosten beim externen Fulfillment, die sich zumeist aus Versand-, Service- und möglichen Zusatzkosten zusammensetzen, unbedingt mit einrechnen. Versandkosten mit etwa 4,00 EUR pro Paket fallen dann an, wenn du deinen Kunden einen kostenlosen Rückversand der Ware zum Lager ermöglichst, was oft auch freudig angenommen oder gar erwartet wird und die Kaufwahrscheinlichkeit erhöht. Wieder im Lager angekommen entstehen beispielsweise Kosten für die Bearbeitung und Prüfung der Retouren auf Beschädigung und Vollständigkeit, für die du zwischen 2,00 EUR und 4,00 EUR pro Rücksendung einrechnen musst. Zudem fallen oft weitere Kosten wie für neue Umverpackungen der Retouren, die erneute Lagerung, das Auffüllen der Lagerbestände etc. an.

Der richtige Zeitpunkt für externes Fulfillment

Sicherlich ist auch deine erste Wachstumsstrategie für deinen Shopify-Shop, sukzessiv mehr zu verkaufen. Bedenke, dass das wachsende Bestellaufkommen nicht nur deine Umsätze, sondern auch deine Aufwände steigen lässt. Hier benötigst du eine gut überlegte und im Zweifelsfall schnell umsetzbare Fulfillment-Strategie über einen Dienstleister, um die im Bestfall zahlreichen Bestellungen zuverlässig und zur Zufriedenheit deiner Kunden abzuwickeln.

Komplexer wird dieser Prozess beispielsweise dann, wenn du dein Angebot nicht nur über deinen Shopify-Shop, sondern auch über andere Plattformen wie Amazon, Ebay oder in deinen Social Media-Kanälen verkaufst. In diesem Fall ist es umso wichtiger, dass deine Lagerbestände auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Versuche gerne, so lange wie möglich alles über deinen Shopify-Shop zu organisieren, denn Shopify bietet als Omnichannel-Shop-Lösung tolle Möglichkeiten der Verknüpfung zu anderen Verkaufsplattformen. Auch einen lokalen Sale kannst du in den Lagerbestand deines Shopify-Shops über ein angebundenes Kassensystem einbringen oder manuell nachpflegen.

Wenn dein E-Commerce-Business aber den manuell bewältigbaren Rahmen sprengt und es auch mit deinem Team nicht mehr schaffbar ist oder du alleine bist und keinen Urlaub mehr machen kannst, raten wir dir zur Nutzung eines Fulfillment-Dienstleisters. Über Schnittstellen kannst du dann beispielsweise deine unterschiedlichen Verkaufsplattformen mit dem System deines Fulfillment-Dienstleisters verbinden, der sich dann zentral um die Bearbeitung deiner Bestellungen kümmert.

Die gewonnene Zeit kannst du sehr gut sinnvoll nutzen: Konzentriere dich dann beispielsweise auf die Weiterentwicklung deines E-Commerce-Businesses, Marketingstrategien oder auch den persönlichen Kundenkontakt. Bedenke, dass du aus dem Feedback deiner Kunden sehr viel über die Positionierung und Entwicklungspotenzial deiner Marke lernen kannst und nutze das direkte Verhältnis zu deinen Kunden. Darüber hinaus schaffst du so ein gleichermaßen organisatorisch-professionelles wie kommunikativ-persönliches Einkaufserlebnis.

Unsere Tipps im Überblick

• Wäge gut ab und finde den richtigen Zeitpunkt zum Wechsel

• Denke nicht nur an deine Prozesse, sondern auch an den Kundennutzen

• Vergleiche Angebote und Leistungen

• Rechne versteckte Fulfillment-Kosten mit ein

Fazit

Externes Fulfillment kann, muss aber nicht für jeden Shopify-Shopbetreiber der richtige Weg sein. Die Entscheidung ist wirklich sehr individuell und abhängig von vielen Faktoren. Sie muss also gut durchdacht sein. Wenn du eine Fulfillment-Dienstleistung in Anspruch nehmen möchtest, entscheide dich nach hinreichendem akribischem Vergleich für einen Fulfillment-Dienstleister, bei dem dein Bauchgefühl ebenso stimmt wie die Qualität und der zu deinen betrieblichen Bedürfnissen genauso passt wie zum Produktschwerpunkt deines Shopify-Shops. Nimm dir Zeit für die Abstimmung. Nur so sicherst du die Qualität deines E-Commerce-Business, die weit über die Qualität deines Angebots hinausgeht.